Банк России опубликовал проект указания «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».

А началось всё раньше. Когда Банк России разработал и представил на своем сайте проект изменений в Положение Банка России № 302-П. В этом проекте было предусмотрено, что часть документов, отчетов и ведомостей банк может создавать и хранить в электронном виде. Все это обставлено, конечно, разными условиями о разделении полномочий и подписании документов и отчетов АСП.

Далее в проекте было указано, что «Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, и их хранение в электронном виде, осуществляется в порядке установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».

Как известно, таких документов можно ждать годами, но в этом случае проект появился очень быстро.

Проект сам по себе не очень большой, но его выполнение, как представляется, будет вызывать определенные проблемы.

Исходя из предварительного ознакомления с проектом, храниться будет не часть базы с документами, а именно документы.

Итак, в чем суть дела в этом проекте.

Документы подлежат хранению на отчуждаемых носителях однократной записи. Не являясь большим специалистом по носителям, смею предположить, что речь идет о ДВД дисках без перезаписи.

Информация на него (носитель) сбрасывается по формам учета и ведомостям ежемесячно, а по документам операционного дня после закрытия баланса – «не позднее рабочего дня, следующего за этим операционным днем».

Из форм и ведомостей формируются следующие электронные документы – ведомость остатков по счетам, лицевые счета, отчет о прибылях и убытках, ведомости открытых и закрытых счетов, кассовые журналы по приходу и по расходу, реестры операций с инвалютой и с платежами. Также в электронном виде может храниться распоряжение на отражение в учете начисленных процентов по привлеченным и размещенным средствам.

Из документов дня в состав электронной базы включаются платежные документы, составленные банком, клиентские платежки, поступившие по системе «Клиент-банк», мемориальные ордера, , кассовые документы без подписи клиента.

Хранятся документы не в виде базы данных, а в виде набора документов, подготовленных программным обеспечением в готовом для просмотра формате – TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML.

Информация должна быть скопирована еще и на резервный носитель (не менее 1 экз.).

На носителе должен быть ярлык с указание наименования банка, номером носителя, сроком хранения информации, типом файлов и за какой период она содержит данные. Также указывается версия ПО для воспроизведения документов, дата создания носителя. Информация заверяется подписями лиц, записавшими информацию.

Записывается также результат вычисления хэш-функции для защиты информации.

Не возбраняется наносить на ярлык и иную информацию.

Срок хранения электронных документов должен соответствовать срокам хранения документов в соответствии с правилами архивного дела, если Банком России не установлено иное. Если попадаются документы с разным сроком хранения, то носители хранятся не менее максимального срока хранения документов.

В течение всего срока хранения должна быть предусмотрена возможность выведения документов на бумагу в том виде, в каком они существовали на дату создания.

При передаче носителей на хранение составляются описи в которых указывается вид носителя, информация (с ярлыка), ФИО и подписи лица, составившего опись и ФИО и подписи лица принявшего носители на хранение.

При проведении исправительных проводок такие проводки группируются отдельно и  записываются на отдельные носители.

В документы дня банка и в кассовые сшивы подшиваются справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде.

Справки по бухгалтерским и кассовым документам составляются раздельно по форме, установленной банком. В справке должно быть указано название банка, дата операционного дня, номер носителя на который записана информация и подпись работника, сформировавшего справку.

Также в справке указываются номера счетов по дебету (по каждому балансовому счету в порядке возрастания), количество документов, сумма в валюте РФ и в номинале иностранной валюты или в единицах массы металла (по операциям в валюте и металлах).

Ответственность за организацию сохранности носителей электронных документов возлагается на руководителей банков.

По внебалансовым счетам в порядке возрастания дебетуемых счетов, а затем кредитуемых счетов с указанием количества документов и суммы операций.

Хранение носителей должно обеспечивать их приём, поиск и представление по запросам, уничтожение по истечении установленного срока, информационную безопасность и сохранность фонда.

Для работы с электронными документами, находящимися в фонде хранения банки разрабатывают Регламент работы с фондом хранения.

Резервные копии хранятся в местах, территориально удаленных от мест хранения основных носителей.

Проверка состояния носителей проводится не реже 1 раза в год, при этом она должна охватить не менее 10% общего количества носителей в фонде.

Выборочная проверка наличия носителей проводится не реже 1 раза в 5 лет.

Итоги проверок оформляются Актом проверки.

К. Парфенов